Privatlivspolitik

1. Om denne politik

Denne privatlivspolitik forklarer, hvilke oplysninger Hotel Marselis indsamler om dig og hvilke formål vi bruger dem til. Du kan også finde information om, hvilket retsgrundlag vi baserer behandlingen på, hvem vi deler oplysningerne med og hvor længe vi opbevarer oplysningerne samt hvilke rettigheder du har i forhold til dine data.

Politikken gælder, når du bruger vores hjemmeside og benytter vores hotel, restaurant, vores møde- og konferencefaciliteter samt vores øvrige services.

2. Hvem er dataansvarlig?

Hotel Marselis drives af Aktieselskabet II af 8.12.2025 (CVR 46119355), som er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i forbindelse med vores ydelser.

Vores kontaktoplysninger:
Hotel Marselis
Strandvejen 25
8000 Aarhus

E-mail: mail@hotelmarselis.com
Telefon: (+45) 86 14 44 11

3. Indsamling og brug af dine personoplysninger

3.1. Bookinger

3.1.1. Hotelreservation
Når du booker et hotelværelse samt eventuelle ekstra produkter og tjenester (fx parkering), behandler vi dine personoplysninger for at gennemføre og administrere dit ophold. Det gælder uanset, om bookingen sker via vores hjemmeside, et rejsebureau, en online bookingportal eller direkte hos hotellet.

Kategorier af personoplysninger:
– Kontaktoplysninger (fx navn, adresse, e-mail og telefonnummer)
– Betalingsoplysninger
-Oplysninger om reservation og køb (fx værelsestype, opholdstype (privat eller forretningsmæssig), opholdsperiode, og køb af tillægsydelser)
-Særlige kategorier af personoplysninger (fx helbredsoplysninger, hvis det er nødvendigt for at imødekomme særlige behov under opholdet)

– GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (Behandling er nødvendig for at opfylde en kontrakt, som den registrerede er part i).
– GDPR artikel 9, stk. 2, litra a, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a (Den registreredes udtrykkelige samtykke).

3.1.2. Møde- og konferencebooking
Hvis du booker et mødelokale hos os, enten direkte eller gennem en af vores samarbejdspartnere, behandler vi personoplysninger med det formål at gennemføre og administrere dit arrangement, herunder følge op og opkræve betaling.

Kategorier af personoplysninger, der kan behandles:
– Kontaktoplysninger (fx navn, adresse, e-mail og telefonnummer)
– Betalingsoplysninger
– Særlige kategorier af personoplysninger (fx helbredsoplysninger, i det omfang det er nødvendigt for at imødekomme særlige behov som allergier eller sikre relevant behandling i forbindelse med bookingen)

Retsgrundlag for behandlingen:
– GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (Behandling er nødvendig for at opfylde en kontrakt, som den registrerede er part i)
– GDPR artikel 9, stk. 2, litra a, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a (Den registreredes udtrykkelige samtykke).

3.2. Registreringskort

For at Hotel Marselis kan overholde de danske regler og for at sikre identiteten på gæsten, skal alle gæster udfylde et registreringskort.

Kategorier af personoplysninger, der kan behandles:
– Kontaktoplysninger (fx navn, adresse og land)
– Ankomst- og afrejsedato
– Pasnummer, CPR-nummer eller lignende
– Underskrift

Retsgrundlag for behandlingen:
– Artikel 6, stk. 1, litra c (Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige).

3.3. Kundehenvendelser

Når du kontakter Hotel Marselis, behandler vi de oplysninger, du deler med os. Vi bruger oplysningerne for at kunne hjælpe dig bedst muligt og følge op på dine henvendelser.

Vi opfordrer dig til ikke at sende følsomme personoplysninger, som fx helbredsoplysninger eller CPR nummer, medmindre det er nødvendigt. Hvis sådanne oplysninger er nødvendige, bør oplysningerne sendes i krypteret form.

Kategorier af personoplysninger, der kan behandles:
– Kontaktoplysninger (fx navn, adresse, e-mail og telefonnummer)
– Oplysninger om reservationer
– Indholdet af din henvendelse samt eventuelle bilag, som du vedhæfter

Retsgrundlag for behandlingen:
– Artikel 6, stk. 1, litra b (Behandlingen er nødvendig for at håndtere din henvendelse i forbindelse med en reservation eller anden aftale med os).
– Artikel 6, stk. 1, litra f (Vores legitime interesse i at kunne yde service og håndtere korrespondance på en effektiv måde)

3.4. Brug af cookies og lignende teknologier

Når du besøger vores hjemmeside, kan vi anvende cookies og lignende teknologier til at indsamle oplysninger om, hvordan siden bruges. Formålet med dette er at sikre, at hjemmesiden fungerer bedst muligt, at forbedre indhold og funktioner samt udarbejde statistikker.

Hvis du har givet samtykke til markedsføringscookies, kan vi desuden anvende oplysningerne til at vise dig relevant markedsføring, herunder målrettet og personaliseret markedsføring, både på vores egen hjemmeside og på andre hjemmesider såsom sociale medier.

Du kan altid gøre indsigelse imod vores behandling af dine personoplysninger til direkte markedsføringsformål, herunder profilering, ved at kontakte os på office@hotelmarselis.com.

Læs mere om brugen af cookies i vores Cookie Politik.

Kategorier af personoplysninger, der kan behandles:
– IP adresse
– Cookie ID
– Oplysninger om enhed og system (fx enhedstype, operativsystem, applikations-ID, unikke enhedsidentifikatorer samt crash-data)
– Overordnede lokaliseringsoplysninger (fx land)
– Oplysninger om din brug af hjemmesiden, herunder besøgte sider, klik, navigation, tidspunkt og varighed af besøg samt hændelser relateret til booking og interaktion med hjemmesiden.

Retsgrundlag for behandlingen:
– Oplysninger indhentet via cookies behandles til markedsføringsformål baseret på dit samtykke, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra a (samtykke).
– Behandling til øvrige formål sker på baggrund af vores legitime interesse i at sikre hjemmesidens funktionaliteter samt i at foretage analyse/statistik vedrørende brugertrafikken, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

3.5. Profil på sociale medier

Når du besøger Hotel Marselis’ profiler på sociale medier, kan vi se og behandle de oplysninger, du selv har valgt at dele via dine indstillinger eller som du deler i direkte beskeder. Herudover kan vi se dine interaktioner med vores indhold (fx dine kommentarer til vores opslag).

Vi bruger oplysningerne til at kommunikere med dig, til at markedsføre Hotel Marselis og måle effekten af vores markedsføring.

Kategorier af personoplysninger, der kan behandles:
– Navn eller brugernavn
– Indholdet af dine kommentarer eller beskeder

Retsgrundlag for behandlingen:
– Artikel 6, stk. 1, litra f (Behandling er baseret på vores legitime interesse i at markedsføre Hotel Marselis overfor vores følgere på sociale medier og svare på deres henvendelser).

3.6. Deltagelse i konkurrencer

Fra tid til anden arrangerer Hotel Marselis konkurrencer via vores profiler på sociale medier. Hvis du vælger at deltage i en konkurrence, behandler vi de personoplysninger, du afgiver i forbindelse hermed. Formålet hermed er at udvælge og kontakte vinderen samt uddele præmier.

Kategorier af personoplysninger, der kan behandles:
– Navn eller brugernavn
– Dit konkurrencebidrag

Retsgrundlag for behandlingen, hvis ikke andet fremgår af konkurrencevilkårene:
– Artikel 6, stk. 1, litra f (Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at afholde konkurrencer for de personer, som ønsker at deltage).

3.7. Videoovervågning og nummerpladegenkendelse

På Hotel Marselis anvender vi videoovervågning for at skabe trygge rammer for både gæster og medarbejdere. Overvågning foregår typisk ved indgange, parkeringsareal og i fællesområder som reception, poolområde og bar.

Formålet med overvågningen er at forebygge og opklare kriminalitet, beskytte gæster, medarbejdere og ejendom, samt at kunne håndtere hændelser eller tvister, hvis de opstår.

Herudover er det opsat kameraer, som bruges til nummerpladegenkendelse med henblik på parkeringskontrol.

Retsgrundlag for behandlingen:
– Artikel 6, stk. 1, litra f (Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at opretholde sikkerhed og tryghed for gæster, medarbejdere og ejendom samt i at forebygge og opklare kriminalitet. For så vidt angår nummerpladegenkendelse ske behandlingen på baggrund af vores legitime interesse i at udføre parkeringskontrol).

3.8 Juridiske forpligtelser

Hotel Marselis kan være forpligtet til at behandle dine personoplysninger, hvis det følger af lovgivning eller en afgørelse fra domstole eller offentlige myndigheder. Behandlingen sker således for at kunne opfylde de juridiske forpligtelser, vi er underlagt – fx efter skatte og regnskabslovgivningen eller i forbindelse med henvendelser eller pålæg fra politiet eller andre myndigheder.

Retsgrundlag for behandlingen:
– GDPR artikel 6, stk. 1, litra c (Behandlingen er baseret på vores forpligtelse til at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler os).

4. Deling og videregivelse af personoplysninger

Hotel Marselis anvender i visse tilfælde eksterne leverandører og samarbejdspartnere til at levere ydelser og behandle personoplysninger på vores vegne. Det kan fx være i forbindelse med drift og vedligeholdelse af IT‑systemer, bookingsystemer og markedsføringsaktiviteter.

Sådanne leverandører er databehandlere og behandler alene personoplysninger efter vores instruks og udelukkende til de formål, som vi har fastlagt. Behandlingen sker på grundlag af en skriftlig databehandleraftale, der bl.a. sikrer, at personoplysninger ikke anvendes til leverandørernes egne formål, og at der etableres passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

I visse tilfælde videregiver vi desuden personoplysninger til andre modtagere, som er dataansvarlige. Dette kan eksempelvis være myndigheder og betalingsløsningsudbydere. Desuden har vi et fælles dataansvar med udbydere af sociale medier for den data, vi behandler, når du interagerer med vores profiler på sociale medier.

Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige uden for EU/EØS, der ikke er omfattet af en afgørelse om tilstrækkelig beskyttelse, herunder EU-US Data Privacy Framework, sikres overførslen ved anvendelse af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCCs) eller andre godkendte overførselsgrundlag, som garanterer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.

5. Opbevaring

Dine personoplysninger opbevares så længe det er nødvendigt for at opfylde det formål, som de blev indsamlet til, for at fastslå, udøve eller forsvare juridiske krav eller for at overholde lovmæssige krav, f.eks. skatteretlige regler og regnskabsmæssige krav. Når det ikke længere er tilfældet, slettes informationerne.

Optagelser fra vores videoovervågning gemmes som udgangspunkt i 14 dage. Optagelserne kan dog gemmes i længere tid, hvis de skal bruges som dokumentation i en konkret tvist.

Du kan også bede os om at slette oplysninger, som vi har registreret, om dig. Vi vil imødekomme din anmodning, medmindre vi er lovgivningsmæssigt forpligtet til at opbevare informationerne eller oplysningerne er relevante i en forestående eller verserende sag/tvist.

6. Dine rettigheder

Når vi indsamler og bruger dine personoplysninger, har du en række rettigheder.
Hvis du vil udøve dine rettigheder, bedes du kontakte os på office@hotelmarselis.com.

Du kan læse mere om dine forskellige rettigheder nedenfor:

Ret til tilbagekaldelse af samtykke
Du har altid ret til at tilbagekalde dit samtykke til behandling af data med virkning for fremtiden. I tilfælde af tilbagekaldelse sletter vi de pågældende data med det samme, medmindre vores behandling kan fortsætte baseret på et andet juridisk grundlag. Tilbagekaldelsen af samtykket påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er udført på grundlag af samtykket indtil tilbagekaldelsespunktet.

Ret til indsigt
En af dine vigtigste rettigheder er, at du kan få indsigt i de oplysninger, som vi har registreret om dig. Ønsker du indsigt, får du en kopi af dine personoplysninger.

Ret til at blive glemt
En anden vigtig rettighed er din ret til at blive glemt, dvs. at du har en ret til at anmode os om at slette de oplysninger, som vi har registreret om dig.

Vi kan muligvis ikke slette alle de registrerede personoplysninger, da vi kan være forpligtet til at opbevare bestemte oplysninger for at overholde forskellige lovkrav eller for at fastslå, udøve eller forsvare juridiske krav.

Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse imod behandlingen af dine personoplysninger til særlige formål. Du kan f.eks. gøre indsigelse imod behandling af dine personoplysninger til direkte markedsføringsformål, herunder profilering.

Ret til berigtigelse
Hvis du mener, at de oplysninger, vi har registreret om dig, er ukorrekte eller ufuldstændige, kan du give os besked herom, så vi kan opdatere dine oplysninger.

Ret til begrænsning
I kombination med dine andre rettigheder kan du anmode os om at begrænse anvendelsen af dine personoplysninger, f.eks. i stedet for komplet sletning eller under vores vurdering af din indsigelse.

Ret til dataportabilitet
Du kan anmode os om at udlevere de personoplysninger, som du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format eller at overføre oplysningerne direkte til en bestemt modtager.

7. Klage

Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, er du velkommen til at kontakte os på office@hotelmarselis.com.

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Tlf.: 33 19 32 00, E-mail: dt@datatilsynet.dk, www.datatilsynet.dk.